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ファックス誤送信問題に見る公務員の体質

コロナウイルスの流行で、現場で頑張る公務員に関するニュースについても目にするようになりました。

その中で気になるニュースが。

神戸新聞NEXT|総合|コロナ患者4人分の個人情報流出 西宮市保健所がファクス誤送信

「とある市が感染者の個人情報を誤って2度、個人宅にファックスで送信してしまった」という内容です。

「いまどきファックスかよ!!」と多くの方は感じたであろうニュースです。

どうして役所では今でもアナログなファックスを使っているのでしょうか。

もっとシステマチックに仕事したらいいのに。

本当にその通りです。

私もそう思います。

なんで公務員は同じミスを何度も犯すのでしょうか。

一応、元公務員として現場を思い出しながらこの問題を考えてみたいと思います。

ミスを防ぐための努力をするがベクトルがおかしい

公務員も人間ですから、ミスをします。

もちろん組織ですからミスをしたら次に同じミスを犯さないように対策を取りますよね。

システム化するとか、ファックスとは別のミスしづらい方法を取るとか・・・。

公務員あるあるですが、ミスが起きると、とにかく人力でミスを防ごうとする傾向が強いんですね。

対策のため、管理を徹底し、ダブルチェックをしてミスを防ぎます!!

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まさにこれですね。

それで防げたら苦労しない。

予算がないことを理由にミスを防ぐ仕組みづくりをしない

公務員はとにかく予算がないことを言い訳にします。

予算がないからできません。

予算が足りません。

来年予算が取れたらやります。

予算がないのでシステム化できません。

というか、予算は自分達の仕事が楽になるから、という理由では基本的には通りません。

つまり、いつまで経ってもシステム化できない、という話になります。

でも、この問題を解決するために大規模なシステムはいらないと思うんです。

ファックスの代りにメールを使うとか、そのくらいの対応でいいと思うんです。

大事なのはミスを防ぐ仕組みを作ることなんです。

ダブルチェック、トリプルチェックなんて仕事を増やすだけで、自分たちの首を絞めるだけ。

でも公務員は自分で自分の首を絞める選択肢を取り続けざるを得ません。

ファクスを使って個人情報を送信すること自体がセキュリティホール

確かにファックスはとっても便利です。しかしファックスの送信はヒヤリハットの温床。

特に個人情報に関して皆が敏感になった世の中だとなおさらです。

正しい相手に送ったかどうか確認できない。

ファックスを送信したことがある人はわかると思いますが、ファックスは電話と同じで、ファックス番号で送信する相手を指定します。

ファックス番号は固定電話と同じ、10桁の番号です。

10桁の番号を間違いなく打つことができなければ、正しい相手に届きます。

しかし「03-3333-2212」を「03-3333-2122」と打ち間違ってしまった時点でアウトです。

よく使う番号の場合は短縮登録しておけば打ち間違いを防ぐことができますが、今の若い人はファックスを使ったことがない人もいるほどです。

一度間違えれば、「こうすればいいのか」と気づくこともできるでしょうが、公務員の仕事で、特に外部向けの場合に間違いは許されません。

ファックス番号10桁を間違いなく打つ、ということが第1の関門になります。

何度も送る相手であれば短縮番号に登録しておけばいいのでしょうが・・・。

そもそもファックス番号が正しいかどうか確認することができない

今回のニュースを読むと、

連絡票を市内の医療機関に送る際、誤ったファクス番号が記された資料を見ながら職員が送信した。

と書いてあります。

つまり今回のケースでは、そもそも参照したファックス番号自体が間違っていたようですね。

こんなことをやられたら、ミスをした公務員の気持ちもわかる気がします。

「いやいや、インターネットで調べれば気づくだろ」

「相手先に正しく送信されたか電話か到着確認のファックスを入れるのが社会人として当たり前」

と言われるかも知れませんが、なんでも疑ってかかっていたら仕事が遅々として進みません。

また、この記事には書いてありませんが、ファックスをしたのはこの病院だけではないと思います。

たくさんの病院宛てにファックスを送信し、しかもひとつひとつの病院に受信確認をしているほど

現場にそこまでの暇はないのではないかと思います。

そもそも相手に届いたかどうか確認する作業自体が非効率極まりない。

その点、メールアドレスはどうでしょうか。

メールアドレスは大抵の場合、〇〇_hospital@aaa.jpなど、病院名がある程度想像しやすいものになっています。

数字10桁よりはメールアドレスの方が間違いに気づくことはできます。

(ただし、明らかな間違いに限る。)

正しいファックス番号に送信する、これが2つめの関門です。

送った文書を、相手が読んだことを確認できない

ファックスは片道一方通行です。

送ったら送りっぱなし。

相手に届けはしますが、届けるだけ。

何が言いたいかというと既読スルーされたら終わりなんですね。

LINEなら読まれたら既読マークがつくので相手に呼まれたことがわかります。

メールでは開封確認の機能を使うことができます(マナー的にどうかは別として)。

相手がちゃんと読んだか、場合によっては他のDMと一緒にシュレッダー行きになってないか。

ファックスの重要な役割は情報を伝えることなので、肝心のところで相手に届かないのでは意味がありません。

ファックス送信をやめない限り現場の気力が削られていく

これまで見てきたように、ファックスの送信はヒヤリハットだらけです。

間違いが起こる可能性があるということは、いつか間違いが起こります。

でもこういうミスが起こるたび、公務員の方々は、

「確認を徹底する」とか、

「確認作業をマニュアルに追記する」とか、

「ダブルチェック、トリプルチェックを行う」などと申します。

ベクトルが違うんだよ!

ミスを防ぐ仕組みを作れ!!

とツッコみたくなります・・・。

ミスを誘発するような仕組みは即刻排除すべきです。

現場はミスをしないように、ミスをしないように神経をすり減らしています。

現場の人達が頑張って頑張って何とかやってのけてしまうから、

次に担当する人も同じように頑張らなくてはいけなくなる。

ミスを減らすように努力するのではなく、ミスを減らす仕組み作りに労力を割いて欲しいものです。

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終わりに

ファックス誤送信問題にみる公務員の問題について見てみました。

こう見ると、公務員はわざと自分たちの首を絞めているのではないかと思うほどですね。

ベクトルが違う対策ばかり行うのは、向いている方向が違うからなんでしょうか。

確かに公務員時代のことを思い出すと、上司や議員の太鼓持ちみたいな人が多かったような・・・。

まぁそれと関係あるかは別として、どうしても公務員は人力でミスを防ごうとするところがあります。

現役の公務員の方々が少しでも、別の方向に向かってくれれば色々な負担が減る・・・はず。

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追記

この記事を書いてる最中にもありました・・・。

https://www3.nhk.or.jp/lnews/maebashi/20200824/1060007585.html

がんばれ!!現役公務員!!